בהתכנסות שהייתה במוצאי שבת, האולם היה כבר צר מהכיל את המשתתפים.
מיד עם צאת השבת הגיעו ראשוני המשתתפים ל'אולם גוטניק' בירושלים, ובעקבותם רבים נוספים מהערים מרוחקות יותר, כאשר הרבנים הגאונים הרב יצחק מאיר והרב משה צבי הלפרין העומדים בראש הארגון מקבלים כל אחד בכניסתו במאור פנים כחלק מאותה מתכונת משפחתית.
עם הגיע השעה היעודה נוטל המנחה הנודע הרב שמואל וויספיש את שרביט ההנחיה ומנווט את האירוע בחן חסידי למופת, ומזמין את הקהל לתפוס כל אחד את מקומו איש איש לפי כבודו. עם פתיחתו הרשמית של הערב האורחים מתיישבים לשולחנות ערוכים לסעודת מלווה מלכה מפוארת.
ב'דבר מלכות' מתכבד רבה של כפר חב"ד הגה"ח ר' מאיר אשכנזי כשהשנה היה זה איגרת קודש ששיגר הרבי לכינוס הראשון של איגוד הצאצאים שהיה לכינוס היסוד.
מיד אחריו מוזמן אחר כבוד הגה"ח ר' יצחק אייזיק טוביאס – דיין הישר והטוב ור"מ ישיבת ישועות משה ויז'ניץ, שריתק את הקהל במשא מאלף על הייחוס בדברי חז"ל ובהיכלי גדולי החסידות תוך שהוא שוזר בדבריו סיפורי חסידים.
לאחר רצף של ניגוני התוועדות מרוממים בניצוחם של אמן הקלידים יוסף חיים בן-משה והמנגנים החסידיים הרב פנחס וואלך והרב שמריהו גודלבסקי מוזמן הגה"ח משה צבי הלפרין להביא בפני הקהל את דבר האיגוד, בדבריו הוא קורא למשתתפים להעלות את רמת הקשר לסבא בעל התניא זי"ע לרמה של 'נכדים מסורים' וליטול חלק פעיל בשליחות הקודש של 'איגוד הצאצאים' לקרב ולחבר גם את שאר נכדי וצאצאי הסבא קדישא לצור מחצבתם.
כמיטב המסורת, בעיצומה ובמרכזה של ההתוועדות ניגן כל הקהל את ניגון ד' הבבות בהקדמת 'ניגון ההכנה' לא לפני שהמנחה מעביר בכמה משפטים מה ששמענו מרבותינו הקדושים על קדושת ושגב הניגון המקודש בעשר קדושות על סגולותיו הנשגבות לפעול ישועות בגשמיות וברוחניות, כשעם המעבר לניגון השמחה ניע זוריצ'ע חלאפצ'י התרומם הקהל לריקוד שמחה סוחף שעה ארוכה וממושכת.
המשא המרכזי היה של הגה"ח ר' חיים שלום דייטש כשהנושא עליו סובבו המשא היה התפילה באספקלריית בעל ההילולא קדישא.
כבשנים עברו הוקדש זמן מיוחד לכתיבת פני"ם ופתקאות להעברה לציון הקדוש בהאדיטש – ד"ש לסבא מהצאצאים, מחזה מיוחד הוא לראות את הצאצאים מתנתקים מהסובב בעיצומה של ההתוועדות, מכונסים מהורהרים בתוך עצמם וכותבים פ"נ לסבא הגדול, השליח להעביר את הפ"נים השנה.
לקראת סיום ההתוועדות ולפני ברכת המזון בה כובד הגה"ח ר' מענדל כץ מראשי ישיבת 'חיי משה', ניגשו לעריכת ההגרלה בה זכה הרב ברוך שלום גוטליב מקרית ספר להיות שלוחם של הצאצאים כולם להניח את הפ"נים, על ציונו הק' של רבנו הזקן ביום ההילולא השתא.
