משרד מבקר המדינה בדק בחודשים מרץ עד אוגוסט 2018 את מערך התחזוקה והניהול של נכסי המדינה בחו"ל באגף למשאבים חומריים במשרד החוץ ובמחלקת הנכסים בחו"ל שבאגף. בדיקות השלמה נעשו באגף התקציבים במשרד האוצר.
תוכניות העבודה לניהול מערך התחזוקה שגיבש האגף לשנים 2017 – 2018 הן תוכניות שנתיות בלבד, ואין בהן התייחסות רב-שנתית שהינה הכרחית, גם נוכח היקף מערך הנכסים המנוהל ומתוחזק ע"י משרד החוץ בחו"ל. היעדר ראייה כוללת ותכנון ארוך טווח פוגם ביכולת ההיערכות לניהול של מערך תחזוקת הנכסים בטווח הארוך והקצר.
אין בתוכניות העבודה התייחסות סדורה לתכנון וניהול התחזוקה של כל הנכסים ולתיאור פעולות התחזוקה שיש לבצע בכל אחד מהם בהתאם למצבו התחזוקתי.
ההנחיות הפנימיות לאחזקת מבנים בחו"ל שעל פיהן פועל משרד החוץ נעדרות תורה סדורה ומפורטת לתכנון עבודות התחזוקה של כלל הנכסים בחו"ל, ובעיקר הנחיות לגיבוש תוכנית עבודה שנתית ורב-שנתית.
מודל תמחור עקרוני של הוצאות תחזוקה שוטפות שהכין האגף ב-2014 לא אומץ, כך שהוא לא שימש כלי מקצועי לתכנון התקציב ולביצועו. גם בתקציב שהוקצה למחלקה לשנים 2014 – 2018 אין כל התייחסות למודל התחזוקה. כתוצאה מכך תחזוקת הנכסים מנוהלת ללא המסגרת התכנונית והתקציבית הנדרשת ונפגעת יכולתם של האגף והמחלקה לנהל את פעולות התחזוקה השוטפת בצורה שתיתן מענה לצורכי הנציגויות.
מצב התחזוקה בנציגויות לעיתים קשה: במקרים מסוימים התחזוקה החסרה של נכסים מעלה ספק אם אפשר להמשיך להשתמש בהם ויש מקרים שהתחזוקה הלקויה אף פוגעת ביכולתם של עובדי הנציגויות למלא את תפקידם כיאות. במצב הקיים מתקשה הנהלת המשרד לספק את כל צורכי התחזוקה והדבר מוביל לכך שעם חלוף הזמן יוסיף ויידרדר מצבם של נכסים נוספים. המשך התנהלות זו עלול להוביל להקצאת תקציב גדול יותר מהתקציב הדרוש היום כדי להחזיר את הנכסים למצב תחזוקה ושימוש תקינים.
בשנת 2011 ביצע משרד החוץ סקר מדגמי של יצירות אומנות. הסקר מראה שיצירות אומנות מקוריות רבות הנמצאות במבנים בחו"ל ניזוקו במהלך השנים מפגעי הזמן, מתחזוקה לא נאותה ומתצוגה מרושלת והזנחה.
בחלוף כשבע שנים מאז הוגשו למשרד ממצאי הסקר, המשרד טרם הכריע באיזו דרך פעולה יש לנקוט ואף לא פעל לשיקום או לשחזור היצירות, שערכן הכולל מוערך במיליוני שקלים, ולא בחן באילו תנאים יש לאחסן אותן.
מערכת "עינב", מערכת ממוחשבת לניהול נכסים, תחזוקה ומצאי מוטמעת בנציגויות ישראל בחו"ל ובמטה משרד החוץ. מקצת הנציגויות לא ניהלו כנדרש את הרישום במערכת עינב, ומידע על נכסים שהיה אמור להיכלל בה לא הוזן כנדרש. כך נפגעה יכולתו של האגף לתכנן פעולות תחזוקה ולתקצב אותן.
נמצאו מקרים בהם אין הלימה בין רישום מצאי יצירות האומנות במערכת עינב ובין מצאי יצירות האומנות שהיו בנציגויות. מצב זה פוגע ביכולת לקיים פיקוח ובקרה נאותים על מצאי יצירות האומנות בנציגויות ובבתי השרד.
