בימים שלפני האירוע, קיימו הנהלת מחוז ירושלים-שפלה במכבי, בהובלת מנהל המגזרים במחוז, ר' אריה קליין, ומנהל המגזר החרדי במחוז, ר' יצחק קליין, שורה של ישיבות עבודה ותיאום עם צוותי ההפקה והביטחון. המטרה הייתה להקים מערך סיוע רפואי זמין ונגיש, שיוכל לתת מענה מיידי לעומסים הצפויים ולמנוע פינויים מיותרים לבתי החולים.
במהלך הלילה, עמד המרכז הרפואי ברוממה לרשות הקהל עם צוות רפואי מתוגבר ורופא תורן. לאורך שעות האירוע טופלו עשרות מקרים בדרגות חומרה שונות – החל מפציעות קלות וחבלות, ועד למקרים של תשישות או קשיי נשימה עקב העומס. הטיפול הרפואי ניתן מתוך שיתוף פעולה מלא עם גורמי ההצלה והרפואה שפעלו בשטח, דבר שאיפשר סנכרון מיטבי ומתן מענה מהיר לכל נצרך.
בנוסף להיערכות המקצועית בתוך המרפאה, הקפידו במכבי לפעול גם במישור המניעתי. בימים שקדמו לאירוע פורסמו הנחיות בטיחות מפורטות לציבור המשתתפים. ההנחיות הדגישו את החשיבות הרבה שבשתייה מרובה, במיוחד לאור החום והצפיפות, וכן את האיסור להידחק במקומות צפופים כדי למנוע פגיעות כתוצאה מהדוחק.
הפעילות המאומצת של הצוותים הרפואיים, שנמשכה עד לשעות הבוקר המוקדמות עם פיזור הקהל, הוכיחה שוב את חשיבותה של היערכות מוקדמת ונוכחות רפואית בלב הקהילה. השילוב בין הנחיות בטיחות מקדימות לבין מענה מקצועי בזמן אמת, סייע למשתתפים הרבים לחגוג את יום ההילולא תוך שמירה על בריאותם וביטחונם.
ר' אריה קליין, מנהל המגזרים במחוז, סיכם: "הצפי להשתתפותם של עשרות אלפים חייב אותנו ליצירת מעטפת רפואית הדוקה בשטח. המטרה שעמדה לנגד עינינו הייתה להעניק סיוע מהיר ומקצועי לכל מי שנזקק לכך, בתוך המרכז הרפואי ובשיתוף פעולה עם כוחות ההצלה, כדי לאפשר לציבור לחגוג בביטחון ובשלווה".
