את המפגש הובילו סמנכ"ל וראש חטיבת מתנדבים ותפעול לייזר היימן יחד עם סגן מנהל אגף הלכה הרב דוד דישי, מנהל יחידת כח הצלה הרב שמשון גרוסברגר, וסגן מנהל היחידה הרב ישראל אלתר. לצד רב הארגון הרב ישעיהו קרליץ רכז ההלכה הארצי הרב נפתלי הלפרין ורכז יחידת כח הצלה בן ציון שפיצר.
בכינוס המיוחד כיבדו בהשתתפותם רבני היחידה המכהנים כרבני סניפי הארגון ברחבי הארץ, רב סניף בני ברק הגאון הרב סיני הלברשטאם, רב סניף ביתר עלית הגאון הרב ישראל ברזובסקי, רב סניף ציון ירושלים הגאון הרב משה בראנדסופר (אר נבצר ממנו להגיע ושלח את ברכתו לכינוס), רב סניף בית שמש הגאון הרב שמואל יוסף שטיצברג, רב סניף מודיעין עילית הגאון הרב לוי יצחק בניאל, רב סניף נוף ירושלים הגאון הרב צבי לנדמן, ורב סניף אלעד הגאון הרב אברהם גרסי׳ה.
במהלך הכינוס דנו הרבנים ומנהלי היחידה בהרחבה בנושאים רגישים הנוגעים להצלת חיים בשבתות ובמועדי ישראל. חלק נכבד מהדיון הוקדש לגיבוש מענה מבצעי והלכתי בסוגיית חיפוש נעדרים בימי שבת וחג, תוך בחינת שילובן של טכנולוגיות מתקדמות מיחידת הרחפנים של הארגון, לצד המענה הרגשי והרפואי המורכב שמספקת יחידת חוס"ן במצבי חירום אלו. כאשר בעקבות ריבוי מקרים אלו לאחרונה החליטו הרבנים על קיום הכשרה ייעודית לניהול חיפושי נעדרים בשבתות ומועדי ישראל.
רבני היחידה שקלו את ההיבטים ההלכתיים והמעשיים השונים במטרה להעניק למתנדבי יחידת "כח הצלה" בשטח הנחיות ברורות ומדויקות, המשלבות שמירה קפדנית על ההלכה לצד מחויבות עליונה ובלתי מתפשרת לערך של פיקוח נפש.
