המציאות הביטחונית המורכבת לא עצרה את ההיערכות לקיבוץ הגדול. דווקא בשעה שבה המלחמה ממשיכה להטיל את צילה על אוקראינה כולה, התכנסו בכירי הממשל ונציגי כלל זרועות החירום והביטחון כדי להתחיל בהיערכות סדורה לקליטת רבבות חסידי ברסלב. המסר שעלה מהפגישה היה ברור: למרות האתגרים והחששות, ההכנות נמשכות במלוא המרץ ובאחריות הנדרשת.
את ציבור חסידי ברסלב ייצג בפגישה הרב נתן בן נון הי"ו, יו"ר 'איחוד ברסלב באומן'. הרב בן נון הוזמן על ידי הרשויות באוקראינה על מנת להציג את צורכי המתפללים הרבים ולתאם את המערך הלוגיסטי האדיר הנדרש לקליטת ההמונים.
לפגישה זומנו נציגים מכלל זרועות החירום והביטחון של אוקראינה, במטרה לתת מענה מקיף לכל תרחיש. בין המשתתפים מטעם הממשל נכחו נציגי מחלקת הרפואה, לתיאום מערך רפואי זמין לשעת חירום ולשמירה על בריאות הציבור; נציגי כיבוי האש, לאישור נהלי בטיחות באזורי ההתכנסות, הלינה והתפילה; משטרת אוקראינה ומשטרת הגבולות, להסדרת מעברי הגבול, שמירה על הסדר הציבורי ואבטחת המתחמים; ומר ויקטור ילנסקי, ראש השירות הממלכתי האוקראיני לענייני אתנו-פוליטיקה.
במהלך הפגישה, שהתקיימה כאמור תחת מציאות מלחמתית פעילה, שיתף הרב בן נון את בכירי הממשל בכלל הנתונים והפרטים הנדרשים לקראת ימי ראש השנה. המשתתפים דנו לא רק במערך הקליטה השגרתי של ההמונים, אלא גם בצורך להיערך באופן אחראי ומקיף למצבי חירום ולשינויים העלולים להיגרם בשל המלחמה.
כלל הגורמים הבכירים בממשל האוקראיני בירכו על שיתוף הפעולה המלא לאורך השנים מול 'איחוד ברסלב', וציינו את התועלת המרובה שבעבודה המשותפת, המתנהלת על הצד הטוב ביותר ועל פי נוהל עבודה קבוע ומסודר.
בסיום האסיפה נקבעה פגישת המשך מצומצמת בין נציגי 'איחוד ברסלב באומן' והגורמים הרלוונטיים בלבד, שבה ידונו בתוכנית האופרטיבית המעשית ויסגרו באופן סופי את כלל פרטי ההיערכות בשטח. בין היתר צפויים הצדדים לעסוק במערכי החירום, הרפואה, האבטחה, התחבורה ומעברי הגבול, בהתאמה למציאות המשתנה באוקראינה.
הפגישה בקייב מתקיימת מדי שנה באותה המתכונת, תוך למידה והפקת לקחים משנים קודמות. אלא שהשנה קיבלה הפגישה משמעות מיוחדת: בעוד המלחמה נמשכת והטילים אינם פוסחים גם על אזור הבירה, הבהירו המשתתפים כי אין מקום לשאננות, וכי ההיערכות לקיבוץ הגדול תיעשה בכובד ראש, באחריות ובתיאום מלא עם כלל הרשויות.
"איחוד ברסלב באומן מוזמנים מידי שנה כדי לייצג את כלל חסידי ברסלב בפגישת ההיערכות השנתית בקייב לקראת ראש השנה", ציין הרב נתן בן נון. "באנו לשם והעמדנו בפניהם את כל הפרטים לגבי ראש השנה המתקרב, גם בשנים קודמות התקיימה בדיוק אותה פגישה".
התיאום המוקדם מול גורמי הממשל הרלוונטיים בקייב מהווה צעד קריטי בהכנות לקיבוץ הגדול באומן בימי ראש השנה. ב'איחוד ברסלב באומן' מדגישים כי המלחמה והמציאות הביטחונית המאתגרת אינן מאפשרות להקל ראש ולו בפרט אחד, אך גם אינן עוצרות את ההיערכות. העבודה נמשכת במלוא המרץ, כדי להבטיח כי הגעתם של החסידים לאומן בחודש תשרי תשפ"ו תתנהל באופן מסודר, בטוח ואחראי ככל האפשר.
