הכינוס נערך ביוזמתו של יו"ר המועצה הדתית משה דגן וכן מו"ל מגזין מקדש מעט ויו"ר התאחדות בתי הכנסת אלי בן הרוש. בכניסה לאולם עמדו דוכנים עם כל חפצי הקודש השייכים לבית הכנסת לטובת גבאי ביהכ"נ שיוכלו לשכלל ולפאר את בית ה'.
אלי בן הרוש פתח את הכינוס בדברי ברכה לגבאים והודה להם על כך שפינו מזמנם ע"מ לבוא ולקחת חלק בכינוס. בהמשך דבריו עמד על מעמד הגבאי: "הגבאי בזמנינו הוא בבחינת – " איש על העדה", לא עוד שמש בית כנסת שדואג רק לסידור הכסאות והשולחנות , אלא הוא משמש בתפקיד מרכזי בחיי הקהילה הנוגע לכל תחומי החיים הקהילתיים גם הרוחניים וגם הגשמיים."
כמו כן העלה את החובה לבטח את בית הכנסת ובכך להתחסן מפני תביעות אישיות בהיעדר ביטוח לבית הכנסת. בסיום דבריו הודה ליו"ר המועצה הדתית משה דגן על שיתוף הפעולה בהפקת הכינוס.
לאחריו נשא דברים יו"ר המועצה הדתית משה דגן שאמר כי זכות היא לו לארח כנס זה והדריך את הגבאים איך ניתן לקבל סיוע לבתי הכנסת מהמועצה הדתית. עו"ד שימי גרוס דיבר על ההיבט המשפטי בכל הנוגע לענייני בית הכנסת.
הרב שלמה חוקת קרא לגבאים לסמן את ספרי התורה ובכך למנוע את היעלמותו של ספר התורה במקרה של גניבה. בכנס נשאו עוד דברים אנשי מקצוע בתחום האדריכלות והעיצוב לבתי הכנסת וכן ריהוט וגיוס כספים.
